Creazione QRCode Tipologie Merceologiche

Vending Manager consente di generare un QRCode informativo da applicare sui distributori automatici, utile per comunicare al consumatore la tipologia merceologica dei prodotti presenti nella macchina.

Attraverso la scansione del QRCode con smartphone, l’utente potrà consultare una pagina informativa dei prodotti erogati.

La corretta indicazione della tipologia merceologica è particolarmente importante anche per consentire al consumatore di conoscere la possibile presenza di allergeni o categorie di prodotti da cui deve astenersi per motivi di salute, intolleranze o scelte alimentari.

Questa funzione migliora quindi la trasparenza verso il cliente finale e supporta eventuali esigenze informative o normative.

Procedura operativa

Importazione Modello Planogramma su Distributore

L’importazione di un Modello di Planogramma consente di applicare rapidamente un layout di carico predefinito a un distributore automatico.

Questa funzione permette di:

• Velocizzare la configurazione iniziale del distributore
• Uniformare l’assortimento tra più macchine
• Ridurre errori di impostazione

Il planogramma importato può essere successivamente personalizzato, intervenendo sulle singole selezioni del distributore.

Procedura operativa

Creazione Modello Planogramma

Il Modello di Planogramma consente di definire un layout standard di carico da applicare ai distributori automatici.

L’utilizzo di un modello permette di:

• Velocizzare la configurazione dei distributori
• Uniformare l’assortimento dei prodotti
• Ridurre errori nelle operazioni di setup

Il modello può comunque essere personalizzato per ogni singolo distributore, intervenendo successivamente sulle singole selezioni.

Procedura operativa

Per creare un nuovo modello di planogramma:

1. Accedi al menu DISTRIBUTORI
2. Vai nella sezione PLANOGRAMMA > MODELLI
3. Clicca su NUOVO
4. Inserisci:
   • Nome del modello (es. “Snack Standard 6 Spirali”, “Caldo Base”, ecc.)
   • Eventuale flag se si tratta di un planogramma del caldo
5. Clicca su SALVA
6. Procedi ora con l’allestimento

Utilizzo del Modello

Il modello così creato potrà essere utilizzato nella scheda del singolo distributore, permettendo di:

• Applicare rapidamente un layout predefinito
• Standardizzare il carico su più macchine
• Ridurre i tempi di configurazione iniziale

Interventi Schedulati

La funzione INTERVENTI SCHEDULATI consente di programmare in modo automatico le attività operative ricorrenti di controllo e verifica sulle postazioni, come ad esempio:

• Controlli periodici generali
• Verifiche qualitative del servizio
• Ispezioni commerciali o amministrative
• Attività organizzative sul punto vendita

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Differenza con le Manutenzioni Programmate

È importante distinguere gli Interventi Schedulati dalle Manutenzioni Programmate:

• Interventi Schedulati
  Riguardano attività di controllo e gestione della postazione
  Sono legati al cliente, al sito o all’organizzazione operativa
  Generano richieste di intervento generiche per gli operatori
• Manutenzioni Programmate
  Riguardano interventi tecnici sui distributori
  Sono configurate direttamente nella scheda del distributore
  Si basano su parametri tecnici (battute, giorni, utilizzo, ecc.)
  Servono per pianificare attività come sostituzioni componenti, revisioni, interventi tecnici specifici

Vantaggi

• Pianificazione automatica delle attività ricorrenti
• Riduzione di errori e dimenticanze
• Migliore organizzazione delle operazioni sul territorio
• Controllo costante delle manutenzioni dei distributori

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Tipologie di Periodicità

È possibile configurare gli interventi con diverse modalità di ricorrenza:

• Giornaliera → intervento ogni N giorni
• Settimanale → intervento in uno specifico giorno della settimana
• Mensile → intervento in un determinato giorno del mese
• Annuale → intervento una volta all’anno
• Occasionale → intervento generato una sola volta

Procedura operativa

Inserimento Movimento “Sacco” su Percorso già Chiuso

Può accadere che l’operatore, dopo aver chiuso il percorso giornaliero, si accorga di aver dimenticato di registrare il numero del sacco relativo al ritiro dati effettuato su un distributore.

Se nel frattempo è stato aperto un nuovo percorso, non è più possibile modificare direttamente quello precedente.
In questi casi Vending Manager consente di intervenire utilizzando la funzione REVISIONE BATTUTE INCASSI, disponibile nel menu CONTROLLI.

Questa procedura permette di inserire manualmente il movimento mancante, garantendo la corretta registrazione dell’incasso associato al distributore.

Procedura operativa

Installazioni e Ritiri

Lo strumento INSTALLAZIONI E RITIRI, disponibile nel menu CONTROLLI di Vending Manager, consente di ottenere un report dettagliato delle movimentazioni dei distributori automatici, con particolare riferimento alle installazioni e ai ritiri effettuati nel tempo.

Questa funzione è particolarmente utile per monitorare tutte le operazioni di attivazione o dismissione dei distributori presso le postazioni, permettendo al gestore di avere una visione chiara delle variazioni avvenute nel parco macchine.

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Utilità dello strumento

Attraverso i filtri di ricerca disponibili è possibile generare un report che elenca:

• Nuove installazioni di distributori

• Ritiri o rimozioni di macchine

• Movimentazioni tra postazioni o depositi

Il report restituisce quindi una lista completa delle operazioni effettuate in un determinato periodo, facilitando il controllo amministrativo e operativo.

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Finalità

Il report Installazioni e Ritiri è uno strumento fondamentale per:

• Tenere traccia dello storico delle movimentazioni dei distributori

• Monitorare le variazioni del parco macchine installato

• Predisporre correttamente le comunicazioni periodiche SCIA richieste dagli enti competenti

Grazie a questa funzione, Vending Manager consente di reperire rapidamente tutte le informazioni necessarie per la gestione documentale e amministrativa delle installazioni.

Procedura operativa

Agenda

Lo strumento AGENDA è stato progettato per supportare l’organizzazione del lavoro e la gestione delle scadenze aziendali.

Attraverso questa funzione è possibile:

• Inserire promemoria personali

• Programmare attività condivise visibili a tutto il personale dell’ufficio

In questo modo è possibile evitare dimenticanze e garantire il corretto svolgimento di operazioni importanti di carattere amministrativo, organizzativo o procedurale.

Scadenza Prodotto su Planogramma

La funzione Scadenza Prodotto su Planogramma consente di gestire direttamente da Vending App le date di scadenza dei prodotti caricati nei distributori automatici.

Durante l’operazione di carico, l’operatore può inserire la data di scadenza specifica per ogni singola molla/colonna del planogramma, garantendo così un controllo puntuale della rotazione dei prodotti.

Procedura operativa

1. Accedi al distributore e seleziona Consegna con Planogramma.

2. Seleziona la molla (o selezione) su cui stai caricando il prodotto.

3. Inserisci la quantità caricata.

4. Compila il campo data di Scadenza relativo al prodotto inserito cliccando sull’icona del calendario

5. Conferma l’operazione e salva.

La data inserita sarà associata a quella specifica posizione del planogramma e lampeggia quando il prodotto è in scadenza

Carico prodotto con BARCODE

All’interno della sezione OPERAZIONI DI CARICO della Vending App, è disponibile la funzione CONSEGNA CON BARCODE, che consente all’operatore di caricare i prodotti sul distributore attraverso la scansione automatica del codice a barre.

Vantaggi:

• Elimina gli errori di selezione manuale.

• Riduce i tempi di caricamento.

• Garantisce la tracciabilità dei prodotti caricati.

Funzione pensata per dispositivi dotati di lettore barcode integrato, per agevolare e velocizzare le operazioni di carico in mobilità.

Fatture con Split Payment (Scissione dei Pagamenti) per Pubbliche Amministrazioni (PA)

Lo split payment (scissione dei pagamenti) è una modalità di versamento dell’IVA prevista per le fatture emesse verso enti pubblici. In questo regime, il cliente (PA) versa l’imponibile al fornitore e trattiene l’IVA, che sarà versata direttamente all’Agenzia delle Entrate.

Vending Manager supporta l’emissione delle fatture con split payment in modo semplice e conforme.

Procedura operativa

1. Configurazione scheda Cliente (una tantum)

1. Vai nella scheda CLIENTE.

2. Nella sezione ESIGIBILITÀ IVA, seleziona:

   • Scissione dei pagamenti (split payment).

3. Inserisci il Codice Destinatario, che per la PA è generalmente un codice alfanumerico di 6 caratteri.

2. Emissione della Fattura

1. In fase di creazione fattura, il sistema applica in automatico il regime IVA configurato nella scheda cliente.

2. Se richiesto dal cliente, inserire obbligatoriamente entrambi dati:

   • ID DOCUMENTO (identificativo ordine)

   • CIG (Codice Identificativo Gara)

3. Il documento generato riporterà come totale da pagare solo l’imponibile, in quanto l’IVA non viene riscossa dal fornitore.

3. Invio in Agenzia delle Entrate

Per le PA è richiesto l’invio della fattura firmata digitalmente. Segui questa procedura:

1. Accedi al documento da FISCO > FATTURE E NOTE CREDITO.

2. Clicca su GENERA FILE XML e scarica il file sul tuo PC.

3. Firma il file digitalmente in formato .p7m utilizzando il tuo software di firma.

4. Ricarica il file firmato in Vending Manager.

5. Procedi con l’invio telematico all’Agenzia delle Entrate tramite SDI.